Дистрибуторите, които разчитат на жива сила, за да компенсират ниската си ефективност, са най-застрашени от изчезване. Постоянното нарастване на цената на труда и все по-трудното намиране на работна ръка са неизменна част от новата реалност.
Загубите от текущия начин на работа във веригата на снабдяването, се измерват в милиони левове на годишна база и се поемат от всички участници (включително и от нас като консуматори).
През последните 2 години, благодарение на проекта „www.promoto.bg“, имах възможността лично да се срещна с десетки дистрибутори на бързооборотни стоки и да науча повече за начина, по който са организирали бизнес процесите си. Проведох стотици разговори с оператори в кол-центровете им и търговски представители на производители.
В този материал (без да претендирам за изчерпателност), ще засегна един от най-ключовите процеси – ПРИЕМАНЕ И ОБРАБОТВАНЕ НА ПОРЪЧКИ ЗА ПРОДАЖБИ.
Знаете ли, че средно голям дистрибутор получава между 300 и 900 броя поръчки на ден от магазини, заведения и офиси? Основно, поръчките пристигат при дистрибутора по четири начина:
1) Диктуване по телефон от търговските обекти (над 85% от поръчките в категория напитки се приемат по този начин).
2) Вземане на поръчки на място от търговските представители на дистрибутора и изпращане до дистрибутора (чрез диктуване или по електронен път).
3) Вземане на поръчки на място от търговските представители на производители и изпращане до дистрибутора (чрез диктуване или по електронен път).
4) Поръчки подадени от търговските обекти по електронен път, имейли, в това число снимка на тефтера, изпратена по вайбър (под 1% от общия брой заявки)
ПРОМБЛЕМ-1: Поръчките, които се диктуват по телефон, се струпват основно между 8:00ч. и 11:00ч. За да могат да обслужват всички обаждания, дистрибуторите поддържат кол-център с по 10-15 оператори, които в реално време въвеждат в системата десетки редове с продукти, докато клиентите ги диктуват.
Опитен оператор, обработва една поръчка от 20 реда за 8 МИНУТИ. Ако в поръчката има продукти, които не са популярни (например Вино Гевюрцтраминер, „на оная новата изба от Южна България …“), тогава времето за обработване на една заявка, може да надхвърли 30 минути. Не са малко случаите, в които управителят на магазина обикаля между рафтовете и решава на момента какво да поръча. Подрежда стоките, за да види кои са на привършване и колко да поръча, междувременно може да се заговори с клиент или служител, докато операторът търпеливо изчаква на линия.
ПРОБЛЕМ-2: Поръчките, които се вземат на място от търговските представители, рядко съвпадат с нуждата на търговския обект, точно в този момент да поръчва стока. В България има над 50 000 търговски обекти, които поръчват всеки ден бързооборотни стоки. Няма компания, чиито търговски представители да могат да посещават всички клиенти в района си, с честотата и във времето, от което имат нужда клиентите. Често чувам от управители на магазини да споделят „До обяд в обекта ми влизат 15 човека … 12 от тях са търговски представители. Първият си подреди стоките, както му е казал шефът му, вторият му ги върне обратно. Питат ме за заявката и изчезват. Всеки месец ги сменят, не мога да им запомня имената. Като ги търся да разбера за промоциите, не мога да ги открия с дни. Ей това стана търговията.“
ПРОБЛЕМ-3: Поръчките, които се изпращат от търговските представители на даден производител, съдържат само неговите продукти. По този начин, при дистрибутора се струпват 4-5 поръчки от различни ТП на производители, които се отнасят за един и същ обект и са с една и съща дата за доставка. Отново служител на дистрибутора трябва да отдели време да разпечата всички поръчки, да провери внимателно дали са за един клиент и да ги окомплектова.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ: Бизнесът губи милиони човекочасове (левове) на годишна база за обслужване на процеси, които могат да бъда автоматизирани без нужда от голяма инвестиция.
РЕШЕНИЕТО дори само на един от посочените проблеми ще доведе, не само до значително подобряване на ефективността на дистрибуторите, но ще повлияе благоприятно и на останалите участници във веригата на снабдяването – производители и търговци на дребно.
За щастие от 5 месеца вече има решение на българския пазар, изработено от българи и съобразено със спецификите в сектора.
Едни от най-големите дистрибутори и над 450 търговски обекти в София (скоро и в цялата страна) вече започнаха да се възползват от новия, по-ефективен модел на работа. Promoto.bg е онлайн платформа, в която магазини, заведения и офиси бързо и лесно въвеждат поръчки и ги изпращат към избрани от тях дистрибутори.
На база измервания, установихме, че поръчките, които пристигат при дистрибуторите от promoto.bg се обработват 17 ПЪТИ ПО БЪРЗО, в сравнение с диктуваните по телефон. Поръчка от 20 реда се „влива“ в системата на дистрибутора за ПО-МАЛКО ОТ 28 СЕКУНДИ.
Благодарение на интеграцията, която осъществяваме между promoto.bg и системата на дистрибутора, не се налага да се въвеждат поръчки на ръка от оператор. Те само се преглеждат, което отнема минимално време. Грешките при диктуване са елиминирани напълно, защото дистрибуторът получава оригиналната поръчка от клиента.
Нямаме никакви съмнения, че електронното подаване на поръчки е бъдещето на търговията с бързооборотни стоки. Това, че ние сме първата и единствената до момента, функционираща платформа в България (от типа B2B ecommerce), която е специализирана в търговия с бързооборотни стоки, ни кара да подхождаме с огромна отговорност и внимание към всеки детайл от развитието на проекта ни.
Сега навлизаме в етап, в който започваме да привличаме надеждни партньори и съмишленици в лицето на производители, вносители, дистрибутори и търговски обекти, които имат желанието да подобрят ефективността си.
Ако искате да научите повече за модела ни, ще се радвам да ви отговоря на office@promoto.bg.
Настоящата публикация изразява личната ми гледна точка, базирана на наблюдения и анализи. Приемам всякакви коментари, мнения и препоръки. Идеята ми е да провокирам градивна дискусия, която да доведе до подобряване на ефективността в бързооборотния сектор в България.
Благодаря ви!
Николай Гроздев – Изпълнителен директор на www.promoto.bg
