Оценявайки всички плюсове и минуси на работата с дистанционен счетоводител, предприемачите също мислят колко безопасно е за бизнеса. В крайна сметка външен човек ще има достъп до финансови документи. А това означава, че възникват рискове и е възможно изтичане на информация. Колко реални и оправдани са подобни страхове?
Счетоводна поверителност
Причините за изтичането на търговска информация могат да бъдат не само устно разкриване на поверителни данни от счетоводните документи. Освен това хартиените документи и компютрите могат да станат канали за изтичане. Например, можете да изтеглите информация на преносим носител. А също и за прехвърляне през интернет и компютърни мрежи. Това се отнася за прехвърляне на секретни данни чрез електронна поща или хакерска атака срещу бази данни и др. За да минимизирате рисковете и да защитите поверителните данни, е важно да поддържате високо ниво на сигурност във вашия офис. И също така се уверете, че изпълнителят или възложителят разполага с достатъчен технически капацитет, за да гарантира сигурното предаване и съхранение на счетоводни документи.
Договорни отношения и служебна отговорност на счетоводителя
Трябва да припомним, че в нашата страна търговските и професионалните тайни на предприятието са защитени от закона. Всеки предприемач, който планира да си сътрудничи с дистанционен счетоводител, може и трябва да защити своите бизнес интереси. В същото време, като се договориха по всички въпроси за запазване на поверителността в съответното споразумение. Това споразумение определя правата и задълженията на страните. Както и степента на отговорност за определени нарушения.
Най-добрата гаранция е репутацията на счетоводителя
Говорейки за рисковете, произтичащи от сътрудничеството с външни изпълнители, много хора забравят, че специалистът на пълен работен ден също може да бъде виновник за изтичане на ценна търговска информация. В същото време степента на отговорност по трудов договор за такъв служител е много по-малка, отколкото за фирма, предоставяща услуги за счетоводна поддръжка. Но достъпът до вътрешна документация за служител на пълен работен ден е много по-широк. В същото време специализираните счетоводни кантори са много стриктни към качеството на работа и отговорността на своите служители. В крайна сметка повредената репутация и слуховете за безскрупулни дейности ще ги оставят без клиенти и без работа. Предприемач, който реши да повери счетоводството и данъчното счетоводство на външни изпълнители, трябва внимателно да се запознае с дейността на възложителя: да поиска препоръки, прегледи на проучвания и оценки.
