Малко хора си дават сметка колко сложен е процесът по преместване на офис, докато не им се наложи да минат през него. На пръв поглед всичко изглежда елементарно, някакви си кашони, мебели, техника и няколко силни момчета, които ще ги натоварят и превозят. Истината обаче е съвсем различна, в реалността това е процес, който изисква планиране, организация и точност, каквито често липсват дори в добре структурирани фирми.
От къде започва всичко?
Преди да се вдигне какъвто и да е кашон, има един основен етап, да огледате. Тук хамалите не просто измерват площи и преценяват обема на товара. Те проверяват какъв е достъпът до офиса, има ли асансьор, колко е тесен, може ли да влезе камион в двора, дали има рампа или стръмно стълбище. В бизнес сградите има и други особености, пропуски, охрана, ограничен достъп до подземни гаражи. Това са детайли, които клиентите често пропускат, но за хамалите са решаващи.
„Имал съм случаи – споделя наш колега от mhgroupe.eu – в които камионът не може да влезе под земята и всичко се пренася на ръка през две нива нагоре. Това е двойна работа и трябва да се калкулира още в самото начало.“
Подготовката е половината от успеха
След огледа идва ред на подреждането и надписването, всеки шкаф, бюро, компютър или кашон се обозначава по зали, за да не се стигне до хаос при разопаковането. Много фирми правят грешката да не подготвят документите и техниката навреме, не архивират файловете, не опаковат кабелите, не обозначават принадлежностите. После започва търсене „кой лаптоп на кого беше“ и това губи ценно време.
В mhgroupe.eu са разработили собствена система – първо се прави списък на вещите, след това всичко се подрежда по етажи или по отдели. Така, когато амбалажът пристигне в новия офис, служителите веднага знаят кое къде да отиде.
Разликата между домашно и офис преместване
Мнозина си мислят, че преместването на офис е като това на апартамент. Само че тук говорим за техника, която струва хиляди левове, за документи, съдържащи лични данни и фирмена информация, и за мебели, които трябва да се сглобят отново на новото място. Именно затова от mhgroupe.eu имат специален колега, който се занимава само с монтаж и демонтаж на мебели.
Той проверява дали гардеробите са захванати за стената, дали има вградено осветление, дали при монтажа ще са нужни специални дюбели за тухла или панел. Всичко това спестява грешки, време и нерви. „Не поемаме само монтажи, без да сме ние демонтирали мебелите – обясняват от екипа. Защото тогава не знаем дали всички болтове и гайки са налични, когато ние разглобяваме, ние отговаряме за всичко.“
Какво включва самото преместване
Добре изпълненото преместване не е просто физическа работа. То включва:
- опаковане на техниката с разтегливо фолио;
- защита на мебелите с одеяла и картон;
- демонтаж и последващ монтаж на оборудването;
- хубаво транспортиране в закрити камиони;
- по желание – временно складиране на част от вещите.
Всичко това се извършва в точно определен ред, за да не се губи нито минута.
Какво не правим и защо
Понякога клиентите имат допълнителни очаквания – например след монтажа да се почисти прахът от пробиването по стените. „Това не е нашата дейност – казват хората от mhgroupe.eu. – Ние сме хамали, не клийнинг фирма, можем да го направим, но така губим ценно време, което е предвидено за други задачи.“ Един хамалски ден обикновено включва 2–3 обекта, общо между 6 и 9 часа работа. Това е пределът за ефективност – повече би било компромис с качеството.
Заключение
Преместването на офис не е просто пренасяне на мебели, а процес, който изисква точност, опит и добра координация между хората. Когато зад гърба ти стои фирма като mhgroupe.eu, която мисли практично и отговорно, можеш да бъдеш сигурен, че бизнесът ти ще се премести без натовареност, загуби и излишни разходи.
